業務を進めるにあたり「タスク管理」は必須のスキルです。
新卒で社会人になってからはや8年、タスク管理・TODOツールも多数使ってきてそのときどきで変えていますが、最近は「Asana×GTD」に着地をしています。
今回はこのタスク管理手法について、まとめておきます。
使っているタスク管理ツール
Asana
タスク管理ツールは「Asana」を使っています。
使い始めたときは日本語対応していなくて辛かったですが、最近は日本語対応＆Howto日本語記事も多数あるので、今から使い始めるのはとっつきやすいと思います。
Asanaの特徴としては、
- TODOをPC/SP、ブラウザ/アプリ/拡張機能などどこからでもいつでもタスク登録できる
- 無料で試せてTODOを自分/他人に付与したり完了したりで、チームでタスク管理ができる
- 有料にするとマイルストーンやGoogleSSO連携など高度な機能・連携ができる
と多数の機能があるので、個人のタスク管理だけでなくチームのプロジェクト管理にも活用できるツールです。
無料バージョンの Asana は 15 人までのチームでご利用いただけます。Asana Premium は、年間払いの場合はユーザー 1 人あたり ￥1,200/月で、月間払いの場合はユーザー 1 人あたり ￥1,475/月です。Asana Business の料金は年間払いの場合はユーザー 1 人あたり ￥2,700/月で、月間払いの場合はユーザー 1 人あたり ￥3,300/月となっています。
Asana：よくある質問
Toggl
工数管理ツールは「Toggl」を使っています。 ※現状は使っていないですが
タスク管理だと「予測工数」しか管理できないので、「実測工数」はTogglを使って計測・管理をしていました。
ProjectやTeamなどAsanaと似たような使い方ができるので、「タスクが予想よりも時間かかって予定通りに行かない」など予実に差がある場合は計測してみることをおすすめします。
過去に使ったタスク管理・TODOツール
ちなみにタスク管理ツールとしては(覚えているだけで)以下の変遷をしています。
ツールはそのときどきで相性がいいものに乗り換えています。
そのときのタスク管理の目的や習熟度、チームとして管理するかなどが関わってきています。
- Remember The Milk
- Nozbe
- Toodledo
- Nozbe（2回目）
- Toodledo（2回目）
- Trello
- Toodledo（3回目）
- Asana
- Trello（2回目）
- スプレッドシート
- Toodledo（4回目）
- Asana（2回目）
タスク発生からの一連の流れ
基本的に「Asana」で一元管理
左上の「マイタスク（My Tasks）」が常に開いている状態を常にキープ。
ブラウザでもAsanaは「タブを固定」ですぐに開ける位置にしています。
日時が決まっているものは「Googleカレンダー」で管理
Googleカレンダーは自分の関係者のスケジュールを見れるようにして、「日」が常に開いている状態にしています。
「週」や「カスタム」などもできますが、日の表示が人単位だと見やすいので、普段はこちらで見ています。
GTDフローで行っていること
収集（気になっていることをすべて書き出す）
- Asanaを開いて「Add Task（Windows:Ctrl+Q、Mac:Tab+Q）」を選択して「新規追加」
- タスクは思いついたらとりあえず入れておく
- その際に「プロジェクト（Project）」をMUSTで記載して、「期日」「説明（Description）」はあれば書き出す
- 「タスクを追加（Create Task）」を押すと、「最近の割り当て（New Tasks）」に追加される
「New Tasks ＝ Inbox」として運用をしています。このときは、とりあえず頭に浮かんだものをポンポン投げていくことで、頭のメモリを空にするのを意識しながら、全て書き出します。
処理（5つのリストに振り分ける）
タスクのカテゴライズ
- いつかやるリスト
- Asanaのマイタスクの後日（Later）
- プロジェクトリスト
- Asanaのプロジェクト
- 連絡待ちリスト
- Asanaのタスクで作成（必要に応じて）
- 次の行動リスト
- Asanaのマイタスクの今日（Today）
- カレンダーリスト
- Asanaのタスクの中にある期日（DueDate）
普段の運用では、Asanaのマイタスクの中のリストを以下の概念で切って運用をしています。
- 今日（Today）
- 今日やること（TODOリスト）
- 近日（Upcoming）
- 今週やること
- 後日（Later）
- いつかやること
整理（使いやすいツールに組み入れる）
上記リストをそれぞれ下記のツールで整理している
- AsanaOnly
- マイタスクの中ですべて管理できるようにしている
人によっては「期日が決まっているもの（締切や着手日など）」はこのタイミングでGoogleカレンダーに入れたほうが管理しやすい人もいますので、そこはお好みで。
MTGや商談などは決まり次第Googleカレンダーに入れているので、ここでは省略。
レビュー（リストを定期的に見直し）
日次
- 毎朝8:30-9:00でマイタスクを見直し
- 「最近の割り当て」になっているものを適切なリストの配分（今日/近日/後日）
- 今週（Upcoming）の中から今日やることを抽出して、今日（Today）リストの移動
- 上から着手順に並べて、業務中は上から対応していく
- 差し込みで優先度が高いものが来たら、着手順は調整
週次
- 毎週日曜午前中にマイタスクを見直し
- （日次と基本は同じ、違うところは、）
- 後日（Later）の中から今週やることを抽出して、今週（Upcoming）リストの移動
- 別途管理している振り返りシートに週次の振り返りを行う
- 項目はKPTなどその時々で変更。プライベートもこのときに振り返り。
実行（できることを実行）
- マイタスクの今日（Today）を上から実行
以上！
Asanaがすべてのタスクの母艦になっているので、ここまで実施をしていれば上からタスクをこなしていくだけで、管理ができる状態になっています。
まとめ
タスク管理はいろんな手法・ツールがあるので、試しながらそのときの自分にあった形にカスタマイズしていくのが大切です。
大切なのは「タスクを管理する」ことと「タスクを実行する」を分けて、マルチタスクではなくシングルタスクとして実行する状態にすることです。
Asanaは個人でもチームでもタスク管理・プロジェクト管理を便利にしてくれる素晴らしいツールなので、ぜひ使いこなしてみてください。
